Die Aufbereitung erfolgte im Hinblick auf eine wissenschaftliche Analyse der Anzeige als massenhafte Daten mit entsprechenden Verfahren aus Statistik und NLP (Natural Language Processing), nicht für die präzise Suche und Wiedergabe von Einzelanzeigen. Beim Durchsuchen der Datenbank nach einzelnen Anzeigen oder kleinen Anzeigenmengen ist daher Folgendes zu beachten:
1. Aufgrund der enormen Zahl der Anzeigen wurde deren Text nicht händisch transkribiert, sondern mit der KI-gestützte Plattform Transkribus erkannt. Gelegentliche Texterkennungsfehler sind daher nicht zu vermeiden.
2. Die Schlagworte wurden nicht händisch, sondern über algorithmische Verfahren vergeben. Dabei kommt es unvermeidlich zu Fehlern erster und zweiter Art (manche einschlägige Anzeige wird nicht erkannt, manche nicht einschlägige Anzeige fälschlich verschlagwortet). Im Rahmen statistischer Auswertungen massenhafter Daten sind diese Fehler kontrollierbar und tolerierbar. Bei der Suche nach einzelnen Anzeigen sind solche Fehler spürbar und bisweilen irritierend. Die begrenzte Trennschärfe der algorithmisch vergebenen Schlagworte ist der Preis dafür, dass die 932.000 Anzeigen, Notizen und Überschriften flächendeckend verschlagwortet werden konnten.
Jede Ausgabe des Avisblatts ist in Rubriken unterteilt. Im Hinblick auf die gebräuchlichsten Rubriken ist die Unterteilung über die Zeit erstaunlich stabil, wobei gelegentlich neue Rubriken eingeführt, andere aufgegeben wurden.
Insbesondere ab Ende der 1837 fand eine Differenzierung und Erweiterung statt, wie die unten stehende Übersicht verdeutlicht. Sofern eine Rubrik in einem Jahr Verwendung fand, ist sie im Hinblick auf die Zahl der Anzeigen farbcodiert, von blau (nur einzelne) über grün (Dutzende) und gelb (Hunderte) bin hin zu rot (Tausende).
Das Gros der Anzeigen (über 90%) wurde in sieben über die Zeit sehr stabile Hauptrubriken unterteilt:
1. Verkaufsangebote
2. Kaufgesuche
3. Verleihofferten
4. Leihgesuche
5. Stellenanzeigen und Dienstleistungen (zeitweise inklusive Kostgängerei, die aber auch oft gesondert gefasst wurde)
6. Verlorene und gefundene Sache
7. Allerhand Nachrichten (Vermischtes)
Letztere Rubrik enthält oft auch weitere Anzeigen, die unter die ersten sechs Rubriken sortiert werden könnten. Zudem wurden spät eingereichte Anzeigen oft per "P.S." oder "Nachtrag" ans Ende der Ausgabe gestellt - meist mit Angabe der Rubrik, zu der nachgetragen wurde; so dass die Anzeigen auch jener Rubrik zugeordent sind; in der Suchmaske finden sich unter "Nachträge" nur jene Anzeigen, für die das nicht der Fall ist.
Bei der Nutzung der Suchmaske ist ferner zu beachten, dass Rubriken zeitweise differenziert oder entdifferenziert wurden:
So ergibt die Rubrik "Fundsachen" für die Jahre nach 1837 vergleichsweise wenig Treffer, weil dann in der Regel in "Verloren" und "Gefunden" unterschieden ist - diese Rubriken ergeben wiederum für frühere Jahre keine Treffer. Die vorübergehende häufige Zusammenlegung von Verleihofferten und -gesuchen von Mitte der 1760er bis Ende der 1770er Jahre kann ebenfalls zu unerwarteten Suchergebnissen führen. Kostgängerei ist mal separat, mal Zusammen mit Stellen- und Dienstleistungsanzeigen geführt. Verkündigungen ("Merkwürdigkeiten" heisst die Rubrik in der Quelle) sind manchmal in Hochzeiten, Todesfälle und Wahlergebnisse untergliedert, manchmal nicht - usw.
